Besluitenlijst 11 juli 2023

Aanwezig:

J. Langenacker, burgemeester
P.D.A.M. Koek-Baks, wethouder
V.L.M. Frequin, wethouder
D. de Jager, wethouder
R. van Reijswoud, gemeentesecretaris

Goedkeuren benoeming nieuwe bestuursleden Stichting Florente Basisscholen

In het bestuur van Stichting Florente Basisscholen zijn vacatures ontstaan. Stichting Florente Basisscholen heeft de gemeente op de hoogte gesteld van de benoemingen van twee nieuwe leden van het algemeen bestuur. De gemeenteraad oefent conform de Wet op het primair onderwijs het wettelijk toezicht uit op een samenwerkingsstichting voor openbaar en bijzonder onderwijs. De benoemingen worden in het kader van haar toezichthoudende bevoegdheid ter goedkeuring aan de raad voorgelegd.

Besluit 

  1. In te stemmen met de voordracht van het bestuur van Florente om mevrouw Madeleine van Cann en de heer Piet Wagemaker als leden van het algemeen bestuur te benoemen.
  2. Bovengenoemde voordracht ter besluitvorming voor te leggen aan de raad.
  3. Op grond van artikel 5.1. van de Wet open overheid, namelijk artikel 5.1. lid 2, geheimhouding op te leggen voor onbepaalde tijd op voorgelegde bijlage, met als juridische grondslag eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en als motivering dat voor de goedkeuring van de benoeming van de leden van het algemeen bestuur bijzondere persoonsgegevens zijn verstrekt ter beoordeling van de benoeming.
  4. De stukken, bedoeld in het besluit onder 3, onder geheimhouding te versturen naar de gemeenteraad.

Jaaroverzicht klachten Ouder-Amstel en Duo+ 2022

Door middel van het jaaroverzicht Ouder-Amstel 2022 (hierna: “het jaaroverzicht OA”) en het jaaroverzicht Duo+ 2022 (hierna: “het jaaroverzicht Duo+”) kunt u kennisnemen van de hoeveelheid en soorten klachten die in 2022 zijn afgehandeld. Op grond hiervan worden navolgende aanbevelingen gegeven: 

Aanbevelingen jaaroverzicht OA 

  1. De samenwerking onderling opzoeken. Afdelingen moeten onderling beter communiceren. Even elkaar bellen werkt vaak beter dan blijven e-mailen en zaken omcoderen in InProces. Dit komt het wederzijds begrip ook ten goede. Een goede overdracht is van belang om de klachtbehandeling tot een succes te leiden. Dit gaat niet altijd even goed.
  2. Hou de burger/klager op de hoogte. Manage de verwachting.
  3. Werkzaamheden prioriteren. Het tijdig beantwoorden van vragen kan een klacht voorkomen. 
  4. Wees proactief. Diverse communicatiemiddelen zijn hiervoor beschikbaar. De afdeling communicatie kan hierbij helpen.
  5. Zorg voor een aanspreekpunt voor de burger. 

Aanbevelingen jaaroverzicht Duo+ 

  1. De bewustwording en zelfreflectie van de individuele medewerker en/of team verhogen. Het is aanbevolen om als teamleider hier structureel aandacht aan te geven.
  2. Manage de verwachtingen van de burger.
  3. Handel proactief.
  4. Neem telefonisch contact op met je collega alvorens je een zaak omzet.
  5. Ken je zaak en burger. 
  6. Prioriteer en maak tijd en ruimte vrij voor de afhandeling van vragen, meldingen en aanvragen. Dit voorkomt klachten.
  7. Communiceer tijdig en gebruik daarvoor het meest geschikte communicatiekanaal.
  8. Zorg voor een gestandaardiseerd proces met betrekking tot informatieverzoeken/meldingen. Zorg ervoor dat de burger op de hoogte blijft van de stand van zaken met betrekking tot zijn vraag. Dit voorkomt klachten.
  9. De teamleiders dienen aandacht aan de klachtafhandeling te gaan besteden.

Besluit 

  1. Kennis te nemen van de inhoud van het jaaroverzicht klachten Ouder-Amstel 2022.
  2. Kennis te nemen van de inhoud van het jaaroverzicht klachten Duo+ 2022.
  3. De aanbevelingen vanuit de jaaroverzichten over te nemen.
  4. De stijgende lijn van het aantal klachten tegen te gaan in het kader van het ontwikkelplan dienstverlening. 
  5. De uitvoering van de aanbevelingen onderdeel te maken van het ontwikkelplan dienstverlening.

Wederzijdse informatie

  • Burgemeester Langenacker heeft samen met de wethouders een bezoek gebracht aan de nieuwe locatie voor de Oekraïense vluchtelingen, Entrada 700.
  • Burgemeester Langenacker heeft een overleg gehad met de stadsdeelvoorzitter van Zuidoost.
  • Burgemeester Langenacker is aanwezig geweest bij een bijeenkomst over het decoratiestelsel gegeven door het Kapitel en georganiseerd door Provincie Noord-Holland.
  • Burgemeester Langenacker is aanwezig geweest bij het afscheid van directeur M. van de GGD.
  • Burgemeester Langenacker is aanwezig geweest bij de afscheidsdienst van dominee G. van de Elimkerk.
  • Burgemeester Langenacker heeft een gesprek gehad met een inwoner over een officiële waarschuwing voor het stelselmatig en ernstig hinder veroorzaken vanuit of rondom de woning.
  • Burgemeester Langenacker heeft deelgenomen aan het driehoeksoverleg met de politie, Openbaar Ministerie en de gemeente Diemen.
  • Burgemeester Langenacker heeft Strategisch overleg met de basisteamchefs gehad.
  • Wethouder Koek-Baks heeft gesprek gevoerd met inwoner omtrent sponsring projecten gemeente middels een Stichting.
  • Wethouder Koek-Baks heeft een overleg gehad met CPOA.
  • Wethouder Koek-Baks is aanwezig geweest bij het aanbrengen van de toplaag asfalt Rijksstraatweg in Duivendrecht en heeft zelf stukje mogen aanleggen.
  • Wethouder Frequin heeft overleg gehad met de ontwikkelaars van de PGZ.
  • Wethouder Frequin heeft overleg gehad met wethouder E. van Diemen.
  • Wethouder Frequin heeft overleg gehad over Zuidpark.
  • Wethouder Frequin is bij dansschool DCF in Bindelwijk geweest.
  • Wethouder Frequin heeft overleg gehad over Holendrechterweg 54A.
  • Wethouder Frequin is naar de Ajax-dag op De Pionier School geweest en heeft daar gesproken.
  • Wethouder Frequin is naar een bijeenkomst van de VVD MRA raad- en Stateneden in Provinciehuis Haarlem geweest.
  • Wethouder Frequin heeft samen met wethouder R. van Amstelveen de cheque uitgereikt aan Swim to Fight Cancer.
  • Wethouder Frequin heeft g-zeilen bij WV Ouderkerkerplas bezocht en het estafettestokje gekregen en overgedragen van Uniek Sporten.
  • Wethouder de Jager heeft overleg gehad over PHO DUO Jeugd.
  • Wethouder de Jager is op werkbezoek bij Entrada geweest.
  • Wethouder de Jager heeft kennisgemaakt met de heer V. van AM Match.
  • Wethouder de Jager heeft een bestuurlijk overleg over afstemming Programma Datagedreven Sturing gehad.

Ouderkerk aan de Amstel, 12 juli 2023
Burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris, R. van Reijswoud    
de locoburgemeester, P.D.A.M. Koek-Baks